Qu’est-ce qu’un PMO ?

Le PMO, acronyme de Project Management Office (pour l’entité, département de l’organisation) ou Project Management Officer (pour le métier) est une entité ou une personne qui permet d’améliorer au global le pilotage, la gouvernance et le management de projets et de programmes au sein d’une organisation.

La mission du PMO est d’aligner la gestion des projets sur :

• La stratégie de l’entreprise, et s’assurer de la bonne déclinaison des liens entre stratégie, portefeuilles de projets, programmes et projets individuels
• La gouvernance projet et les règles de pilotage des projets : passage de phases, de jalons, respects de livrables ou de comités particuliers
• La performance des projets en coachant ou secondant les chefs de projets : apports en méthodologies, outils pour faciliter le management de projets

Le PMO a donc une vision transversale d’une partie ou de l’ensemble des projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise.

Il peut intervenir à plusieurs niveaux dans l’organisation :

• La direction de l’entreprise, pour faciliter la structure des projets et programmes au sein des comités de direction ou comité exécutif au plus haut niveau de l’organisation
• D’un département, pour faciliter le pilotage des projets en transverse au sein d’une direction
• À l’intérieur programme, pour aider le directeur de programme à en simplifier la gestion et les projets qui en font partie.
• En support du chef de projet pour l’aider et le décharger, comme le reporting et le suivi des temps de l’équipe projet. (Je ne comprends pas le terme « suivi des temps »)
• Dans un PM Office « Agile », comme un LACE (Lean Agile Center Of Excellence) ou un VDO (Value Delivery Office), il peut agir en tant que Coach Agile. Il promeut alors les approches Agiles, l’empirisme et l’Agile Manifesto dans l’organisation et auprès d’équipes Agiles.

Il existe différents niveaux d’intervention et de pouvoir du PMO :

• Niveau de Direction : le PMO prend directement et a les pleins pouvoirs sur un projet ou un programme ciblé
• Niveau de Conformité : le PMO peut imposer aux chefs de projet l’utilisation de modèles de livrables, de techniques, d’outils et de jalons de Go/no Go par phase pour que tous les projets respectent une même gouvernance projet structurée
• De soutien : le PMO a peu de pouvoir et répond aux demandes des chefs de projet / directeurs de programme. Il effectue des tâches de reporting, suivi des temps, relance de l’équipe projet sur des éléments administratifs

Le PMO analyse les données, surveille les performances, identifie les risques et les opportunités d’amélioration, tout en contribuant à la standardisation des processus de gestion de projet. Grâce à son rôle central, il favorise la cohérence, l’efficacité et l’atteinte des objectifs en garantissant une approche structurée de la gestion de projet transversalement à l’organisation.

Il anime également les comités de pilotage avec les parties prenantes des projets concernés sur le périmètre qui lui est fixé.

Comment devenir PMO ?

Comme pour le métier de chef de projet, il n’y a pas de formation académique pour devenir PMO. Un PMO sera donc un aboutissement ou une étape dans une carrière. C’est un poste à haute responsabilité, de management et d’encadrement demandant des compétences techniques, des savoir-faire précis, mais aussi et surtout des savoir-être. C’est également une fonction qui demande à avoir une vision stratégique claire.

• Formation Universitaire et/ou d’ingénieur : une formation d’ingénieur, d’école de commerce (Marketing ou vente) ou un diplôme universitaire dans les sciences sociales et juridiques d’un niveau bac + 5 ou plus est souvent exigé.
  Métier transverse, il sera nécessaire selon le secteur d’activité de maîtriser autant les compétences de son secteur que celles des métiers de la chefferie de projets.
  Par exemple, une formation en d’ingénieur informatique aidera à devenir un PMO dans les métiers de l’informatique pour contribuer au pilotage transversale de projets informatiques.
• Passer des certifications : il existe des certifications reconnues qui renforcent sa crédibilité dans la maîtrise des pratiques du métier de chef de projet. Ces certifications sont fréquemment attendues, par les employeurs car elles attestent d’un niveau de compétence. Nous pouvons citer la formation SGP pour les PMO débutants ou la certification PMP du PMI pour les PMO confirmés.
• Formations en Entreprise : certaines entreprises proposent des formations internes pour développer leurs propres PMO. Ces formations peuvent être adaptées aux méthodologies et aux processus de l’entreprise.

Une fois que vous êtes PMO, il est essentiel de continuer à vous former pour évoluer et exceller dans votre rôle. Un travail sur les Soft Skills est continuellement nécessaire pour évoluer. Le PMO doit maîtriser le métier de l’entreprise, des compétences en leadership, le management de projet, l’organisation, l’écoute…

Quelles sont les compétences d’un PMO ?

Soft Skills

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale pour interagir avec différentes parties prenantes.
• Fortes compétences en gestion du temps et en organisation des priorités.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des individus de divers horizons.
• Aptitude à résoudre des problèmes et à prendre des décisions éclairées.
• Attitude proactive pour anticiper les besoins du projet et prendre des mesures préventives.
• Habileté à gérer le stress et les situations difficiles.
• Compétences en leadership, force de conviction et de motivation.
• Capacité d’adaptation pour s’ajuster aux changements et gérer les imprévus.
• Compétences en négociation pour résoudre les conflits.
• Savoir maintenir un niveau élevé d’éthique professionnelle et d’intégrité.

Le fonctionnement en mode projet, qui s’est imposé dans les organisations ces dernières décennies, fait du métier de PMO un métier d’avenir pour ceux qui savent combiner les compétences techniques et les savoir être (Soft Skills) indispensables à un bon leadership.

Hard Skills

• Connaissance approfondie des méthodologies de gestion de projet, telles que Waterfall, Agile, Scrum, Kanban, SAFe, etc.
• Capacité à formaliser des supports de comité de pilotage, comité de programme, comité exécutif pour aider et accompagner à la définition des objectifs et des modes d’organisation et rédiger les comptes rendus associés
• Maîtrise des outils de gestion de projet tels que Microsoft Project, Jira, Trello, Asana, etc.
• Connaissance et maîtrise des techniques d’analyse de performance des projets et des programmes, comme la technique de la valeur acquise, par exemple.
• Compréhension des concepts de budgétisation et de suivi des coûts.
• Capacité à identifier et à atténuer les risques liés aux projets.
• Connaissance des indicateurs de performance clés (KPI) et de leur utilisation dans l’évaluation du succès du projet.
• Connaissance des techniques Agiles de budgétisation et planification : capacity allocation, investment horizons, iteration planning, démo, estimations relatives, backlog refinement
• Compétences en gestion de la documentation et des rapports liés aux projets.
• Savoir élaborer et suivre des plans de projet détaillés.
• Aptitude à analyser les données de projet et à fournir des rapports de suivi précis.

Quelles sont les évolutions de carrières du PMO ?

Le parcours professionnel d’un PMO est assez variable, toutefois il ressort quelques lignes directrices simple.

• Chef de projet : le PMO commence souvent sa carrière comme chef de projet. Il acquiert alors l’expérience nécessaire dans les pratiques et méthodes de la chefferie de projet et développe ses compétences en leadership et management.
• Project Management Officer « junior » : il devient PMO ou rejoint une équipe travaillant dans un PM Office. Il perfectionne ses aptitudess, principalement ses capacités de leadership, ses compétences méthodologiques et de compréhension de la stratégie de l’organisation.
• Project Management Officer : PMO confirmé remplissant les missions telles qu’elles ont été décrites précédemment.
• Consultant ou des postes de direction : maîtrisant les techniques d’organisations et de managements, doté d’une vision stratégique, il évoluera soit vers des postes de consultants, soit vers des postes de directions.

Le parcours professionnel d’un PMO est généralement évolutif, avec des opportunités de croissance et d’apprentissage constant. La clé du succès réside dans la combinaison de compétences techniques et de compétences en gestion de projets et gestion de produits (en approche Agile), ainsi que dans la capacité à s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise et du marché.

Quelles sont les missions et responsabilités du PMO ?

• Le PMO est le garant de la réussite des projets et de la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation. Pour cela, il fournit un cadre méthodologique, un support opérationnel et des mécanismes de suivi. Les missions peuvent varier en fonctions de la taille de l’organisation et de la nature du ou des projets, toutefois les missions suivantes sont habituellement celle d’un PMO.
• Développement des normes et des méthodologies : il promeut les normes, les méthodes et les processus de gestion de projet. Il veille à ce que des pratiques cohérentes et efficaces soient utilisées pour la planification, l’exécution et le suivi des projets.
• Gestion des ressources : il alloue les ressources nécessaires aux différents projets en fonction de leur importance et de leur priorité.
• Suivi et rapports : il collecte, analyse et synthétise les données liées aux projets en cours. Il informera les parties prenantes de l’état d’avancement, des problèmes éventuels et des performances des projets.
• Gestion des risques et des problèmes : il identifie les risques associés aux projets et travaille avec les équipes pour développer des stratégies d’atténuation.
• Budgétisation et suivi des coûts : il établit des budgets et surveille les dépenses tout au long du cycle de vie des projets et afin de respecter les contraintes budgétaires établies.
• Alignement stratégique : il contribue à la sélection et à la priorisation des projets en fonction de leur pertinence et de leur contribution à la réalisation des objectifs.
• Gestion de la qualité : Il encourage l’application des meilleures pratiques pour garantir que les projets soient livrés conformément aux normes de qualité définies.
• Partage des connaissances : il facilite la diffusion des connaissances et de l’expérience acquises pour améliorer en permanence les pratiques de gestion de projet.

Quelles sont les valeurs ajoutées du PMO ?

La valeur ajoutée d’un PMO réside dans sa capacité à instaurer une gestion de projet structurée et efficace, à optimiser l’utilisation des ressources, à réduire les risques et à garantir l’alignement des projets sur les objectifs stratégiques.Son travail doit se traduire par une amélioration globale de la performance de l’organisation dans sa conduite des projets au travers :

• Standardisation et cohérence des normes, des méthodes et des processus de gestion de projet qui afin d’améliorer la communication, réduire les erreurs.
• Optimisation des ressources pour éviter le gaspillage de ressources et permettre de maximiser la productivité.
• Visibilité et transparence en temps réel sur l’état d’avancement, les performances et les problèmes des projets permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées.
• Gestion des risques et anticipation des problèmes dans le but d’en réduire l’impact sur la réalisation des objectifs.
• Meilleures pratiques et apprentissage en favorisant la capitalisation des compétences acquises et les expériences passées dans un but d’amélioration continu.
• Alignement stratégique avec les objectifs de l’organisation.
• Optimisation des coûts au travers d’une gestion des risques, d’une optimisation des processus et des méthodes et d’un contrôle fin des budgets.
• Coordination et collaboration en organisant et améliorant la communication et la coordination entre les différents services de l’organisation.

Avec qui travaille le PMO ?

Élément central de l’organisation du management de projet, la PMO est amené à travailler et à collaborer avec l’ensemble des parties prenantes d’un projet.

Un PMO peut collaborer avec :

• Équipes de projets
• Chefs de projet
• Product Owner, Scrum Masters, Coach Agile
• Direction et direction générale
• Équipes fonctionnelles et départements
• Parties prenantes internes et externes à l’organisation
• Équipes financières comme les membres du contrôle de gestion
• Ressources Humaines
• Directions des achats
• Équipes informatiques
• Responsables Qualité et de la conformité

Quels sont les livrables du PMO ?

• Normes et méthodologies de gestion de projet au travers de documents décrivant les normes, les processus et les méthodes de gestion de projet qui doivent être suivis par les équipes de projets.
• Modèles de documents standardisés tels que des plans de projet, des rapports d’avancement, des matrices de responsabilité, des listes de contrôle de livrables, etc.
• Rapports de suivi périodiques sur l’état d’avancement, les problèmes, les risques et les performances des projets en cours.
• Tableaux de bord pour procurer une vue d’ensemble des KPIs des projets, tels que les jalons atteints, les coûts engagés, les délais respectés, etc.
• Un registre centralisé des risques et des problèmes identifiés dans les projets, avec des plans d’atténuation et des actions correctives.
• Une planification des ressources avec un suivi des disponibilités, des affectations et des calendriers des membres de l’équipe.
• Les rapports de suivi des coûts et des prévisions pour aider à maintenir les projets dans les limites budgétaires.
• Le développement de matériaux de formation pour les équipes de projets et les parties prenantes sur les méthodes, les outils et les meilleures pratiques de gestion de projet.
• Formation et Coaching Agile : Des programmes de formation et de coaching pour aider les membres de l’équipe et les parties prenantes à adopter et à maîtriser les pratiques et les principes agiles.

Quels sont les indicateurs de performance du PMO ?

Les KPIs d’un PMO seront ceux qui lui permettent de répondre à ses missions.

En gestion de projet Prédictive :

• Respect des délais prévus par rapport au nombre total de projets.
• Respect des budgets.
• Nombre de livrables en retard
• Le pourcentage de jalons atteints conformément au plan du projet.
• Coûts par livrable par rapport au budget total du projet.
• Nombre de changements non autorisés
• Efficacité des ressources (temps, main-d’œuvre, finances) par rapport aux résultats obtenus.
• Taux de satisfaction des parties prenantes (internes et externes).
• Nombre de risques identifiés et atténués.
• Temps moyen de réponse aux problèmes.
• Taux d’adoption des processus et des méthodes établies.
• Taux de réussite des projets.
• Taux de prédictibilité des engagements de planning des équipes Agiles

Indicateurs de performance d’un PMO Agile :

• Délai de mise sur le marché (Time-to-Market) : Mesure le temps nécessaire pour développer un produit et le lancer sur le marché. Plus ce délai est court, plus l’organisation est réactive. C’est le Lead time : mesure du temps qui s’écoule entre une demande et sa mise à disposition des clients/utilisateurs pour générer la valeur attendue.
• Valeur livrée au client : Évalue la valeur que les livrables du projet apportent au client. Elle peut être mesurée en termes de satisfaction client, d’améliorations des performances ou d’autres bénéfices concrets. Il est possible d’utiliser le NPS Net Promoter Score pour mesurer la qualité de l’incrément ou de la release livrée en sondant utilisateurs et parties prenantes.
• Taux d’achèvement des sprints : Mesure le pourcentage de sprints terminés avec succès, c’est-à-dire avec tous les éléments du Backlog de sprints terminés.
• Vitesse de l’équipe (Velocity) : Mesure le nombre de points d’histoire que l’équipe est capable de livrer dans un sprint.
• Taux d’adoption de l’agile : Mesure le pourcentage d’équipes au sein de l’organisation qui ont adopté des méthodologies agiles.
• Taux de satisfaction de l’équipe : Mesure le niveau de satisfaction des membres de l’équipe par rapport à leur environnement de travail, à leur charge de travail et à la manière dont le projet est conduit.
• Taux d’équipe organisées avec des Profils en T (T-Shaped) à opposer au component teams.
• Taux d’efficacité des flux : temps actif de travail divisé par la durée totale de délai de réalisation d’un incrément, MBI ou MVP.

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